お役立ちミニ情報 2022/04/18

【もう「説明が下手」なんて言わせない!】相手の理解度を上げる5つの方法

 

全く同じものを説明をしているはずなのに

あの人の説明は分かりやすくて

私の説明はなんだか分かりにくいと言われる…

そんな経験はありませんか?

「え…なんで伝わらないの?(´・ω・`)」

と思った経験が一度でもある方は

ぜひ最後までご一読くださいね!

誰かに何かを説明する、

というのは日常茶飯事!

特にビジネスの場では

誰かに何かを説明する機会って

さまざまな場面でありますよね。

そこで今回は

【もう「説明が下手」なんて言わせない!】

相手の理解度を上げる5つの方法

と題してご紹介していきます。

なぜ伝わらないのか?原因は1つではない!

実は、一口に「説明が下手」と言っても

その原因はさまざまなんです。

具体的な方法をお伝えする前に

なぜ伝わらないのか

その原因を探ってみましょう。

例えばこんな経験はありませんか?

《ケース①》
全く同じ言葉で2回説明しただけなのに
1回目は通じなくて2回目は通じた。

《ケース②》
同じ説明なはずなのに
Aさんには伝わってBさんには伝わらなかった。

《ケース③》
説明をしているうちに
自分自身も分からなくなってしまった。

上記のどれか1つが当てはまる方もいれば

全部当てはまる方もいらっしゃるでしょうし

どれも当てはまらない方もいらっしゃるでしょう。

そう!

“説明が下手”というのは

みんなが同じ原因なわけではないんです。

ご自分の原因が何か分からないままに

的外れの対策をしていたとしたら…

・・・(;゚Д゚)!?

ではこの3つのケースでは

何が原因だと思いますか?

3つのケースで考えられる原因は?

先ほどの3つのケースで言えば

それぞれこんな原因が考えられます。

(下記はあくまで一例ですので
ほかにも原因があることもあります。)

《ケース①》
全く同じ言葉で2回説明しただけなのに
1回目は通じなくて2回目は通じた。

⇒考えられる原因例
・1回目の話し方(間やスピードなど)が良くなかった
・1回目は相手がそもそも話を聞いていなかった

《ケース②》
同じ説明なはずなのに
Aさんには伝わってBさんには伝わらなかった。

⇒考えられる原因例
・AさんとBさんの立場や状況、経験値などがそもそも違っていた
・Aさんに説明するときとBさんに説明するときで言葉や構成を変えていた

《ケース③》
説明をしているうちに
自分自身も分からなくなってしまった。

⇒考えられる原因例
・自分自身が理解しきれていなかった
・相手にのまれてしまった

1つずつ見ていくと

全部原因が違うことが分かりますよね。

では

他にも何か原因がないか、

いろんな原因を考えていきましょう。

具体的な原因例

先ほどの例も含め、

具体的な原因にはこんなものが考えられます。

ご自分にあてはまるものはないか

ぜひチェックしてみてくださいね!

説明が下手な原因例

・同じことを何度も繰り返し言っている

・自分の感情第一で話している

・主語がない

・主語と述語が離れすぎている=一文が長い

・間がなくずっと話している

・話すスピードがはやい

・言いたいことがありすぎる

・相手が知りたいこと<自分が話したいこと

・「どうせ自分は説明が下手だから」と最初から思っている

・相手が理解しているのかどうか分からない

・そもそも相手のことが苦手

・相手のレベルが分からない

…など

いかがでしょうか?

思い当たるものはありましたか?

話す相手や話す内容、その場の状況などによっても

原因は変わります。

上手く伝わらなかったな、と感じたら

そのときがチャンス!!

分析して原因を特定してみましょう。

相手の理解度を上げる5つの方法

お待たせしました!

ではいよいよ、具体的な5つの方法をご紹介します。

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方法①自分自身の理解度を上げておく】

実はそもそもここが出来ていない、

というケースも非常に多いんです。

「いやいや!説明するんだから理解しているに決まっているでしょ!」

と思っている方も

本当に理解しきれているか確認してみてくださいね。

説明している内容に対して

聞き手になったつもりで

さまざまな角度から質問をしてみてください。

「これは?」

「どういうこと?」

「なぜ?」

「〇〇とどう違うの?」

など、質問を繰り返して

理解度をチェックしてみましょう。

理解しているつもりになっていると

同じ説明方法しかできなくなっているはずです。

別の言葉や別の角度からでも

自由に説明ができるようになっていれば

ご自分の理解度もバッチリです◎

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【方法②話し方のテクニックを磨く】

話し方で解決できるものについては

間やスピードなどのテクニックを磨くことで

全く同じ説明でも、急に相手に伝わるようになった、

なんてことも珍しくはありません。

ちなみに・・・

「ゆっくり話せば伝わる」

というのは

半分合っていて半分間違っています(苦笑)

確かに、ゆっくり話せば

それだけ理解するのにかける時間が増えるので

理解度は上がりやすくなります。

ですが!

そもそもの話す内容や構成が良くないのに

スピードだけを変えたところで

理解度は全くあがりません。

そこで有効なのが3つ目の方法です。

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【方法③話の中身を整える】

同じ内容であっても

説明をするときの話の構成や

言葉の選び方1つで理解度も変わります。

説明をするときは

出来る限り全体がスッキリとしていることが望ましいです。

例えるなら

図で書いて頭の中で整理ができるような内容!

ごちゃごちゃとしていたり

枝分かれしすぎていたりすると

途中で「ん??」となりやすいので要注意。

話も整理整頓が大切です。

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【方法④相手を意識する】

相手を意識するだけで

改善されることもあります。

相手の理解度がどれくらいなのかは

相手の反応をとことん見ることでも分かりますよ♪

相手に合わせて説明の仕方を変える必要もありますよね。

極端なことを言うと

小学1年生に説明するのと

40歳の大人に説明するのとでは

全く違いますよね(;^ω^)

また、相手が話を聞いていなかったとしたら

「聞かない相手が悪いから知~らない(-ω-)」

ではなく(笑)

もしかしたら

相手に聞く姿勢になっていただくことが

出来ていないだけかもしれません。

自分に置き換えたときも

「この人の話なら聞こうかな♪」

と感じることってありませんか(*^^*)?

相手が聞く姿勢になれるような場づくりも

大切な要素の1つです。

…とはいえ、

人間なので相性もあります!苦笑

どんなに頑張っても

聞く姿勢になっていただけないこともありますよね。

そんな時は自分を責めないでくださいね♡

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【方法⑤何度も練習する】

すご~く一般的な方法に聞こえますよね(笑)

ですが、これが出来ていないと

なかなか上達しないんです。

練習の方法として

できれば誰かに聞いてもらいながら

分かりやすかったかどうかを指摘してもらうのが

最も効果的です。

ただ、相手によっては

改善点を言いにくい…ということもあるので

聞いてもらう相手は選ぶ必要があります。

改善点を教えてほしい!という方は

ぜひレッスンにご参加くださいね♪

一人で練習するときは

どんな相手に説明するか、

出来る限り具体的にイメージしながら行ってみてください。

また、1つの説明方法で満足するのではなく

「ほかの伝え方はないかな?」

「こんな質問が来たらどうかな?」

と、いろんなパターンにも挑戦してみましょう!

まとめ

いかがでしたか?

今回は

【もう「説明が下手」なんて言わせない!】

相手の理解度を上げる5つの方法

と題してご紹介しました^^

「私の“説明が苦手な原因”は?」

「原因を特定するのが難しい…」

「テクニックや内容を整理する方法が知りたい」

「実践的な練習をしてみたい」

という方は、ぜひレッスンにご参加ください!

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誠にありがとうございました^^